Bizonylati hivatkozások

(DocReference - DOCREF)

A Bizonylati hivatkozás arra szolgál hogy két bizonylati tételt összekössön egymással. A bizonylati hivatkozások tétel-szintűek (tétel-tétel kapcsolat), a naplót is a tételek generálják. A bizonylatok státuszát is a referenciák kezelik, ezért referencia hozzáadásakor a bázis bizonylat tételek ill. fej státusza módosul.
Bizonylati referenciát létre tudunk hozni "kézzel", bizonylatoktól függetlenül is (kapcsolatot felbontani, és újra létrehozni).
Az alábbi példában egy vevői rendelésből generálunk egy kimenő szállítólevelet. A szállítólevél a vevői rendelés adataival képződik, kap egy bizonylatszámot, és a vevői rendelés számot elmenti a bázis bizonylat-hoz. A vevői rendelés státusza "Teljesített"-re vált, a szállítólevél pedig "Nyitott" státusszal jön létre.
A Panel menüben található 4 menüpont segítségével módunkban áll egy-egy Bizonylat bizonylati hivatkozásait megtekinteni.

Bázis bizonylatok listája
Bázis bizonylat - tételek listája
Cél bizonylatok listája
Cél bizonylat - tételek listája

A szállítólevél generálás létrehoz egy Bizonylati hivatkozást (DocRef) a két bizonylat között.
Ebben az esetben a Bizonylati hivatkozások panelen, a Cikkszámra szűrve megtaláljuk az összes bizonylat-párt ami a szóban forgó cikkre készült (a mi példánkban a "t1"), és közöttük a példában létrehozott vevői rendelést(KR-000146/2009) és a generált szállítói számlát.(KSL-000183/2009)

Cikkszám: A bizonylat tételéhez tartozó cikkszám. Nem kötelező érvényű, szolgáltatás jellegű cikkeknél nincs mindig kitöltve.
Bázis bizonylat:

Típus/szám: A bizonylat amelyből indult a generálás, amely létrehozta a DocRef-et
Nyilvántartás dátuma: A bázis bizonylat-tétel nyilvántartás dátuma.
Teljesítés dátuma: A bázis bizonylat-tétel teljesítés dátuma.
Teljesítés jelzése: Mi az ami vezérli a teljesítést, a mennyiség számít vagy az ár? A cikkből jön ez az adat. Készletezhető cikkeknél a mennyiség, szolgáltatás jellegű cikkeknél általában az ár.

mennyiség: Pl. amennyiben a rendelés szól 100 db. üdítőről, és csak 90-et szállítunk ki, ebben az esetben a teljesítés mennyiség alapú.
áralapú: Pl. amennyiben a kimenő rendelés 100.000 ft-os szolgáltatásról szól, és csak 50.000-t fizetünk ki, abban az esetben áralapú.

Mennyiség (bázis): A bázis bizonylat-tétel mennyisége.
Mennyiség (cél): A cél bizonylat tétel-mennyisége. Nem minden esetben egyezik meg a Bázis mennyiséggel
Referencia mennyiség: Pl.: amennyiben nem ugyanazt a mennyiséget szállítjuk ki mint ami a megrendelésen szerepelt, akkor a referencia mennyiségbe az az összeg kerül, amivel ki kell egyenlíteni a bázis bizonylatot (pl. túltejesítés esetében).
Ár (bázis): A bázis bizonylat-tétel ára.
Ár (cél): A cél bizonylat tétel-ára. Nem minden esetben egyezik meg a Bázis árral.
Referencia ár: Pl.: amennyiben nem ugyanazt az összeget szállíjuk ki mint ami a megrendelésen szerepelt, akkor a referencia ár-ba az az összeg kerül, amivel ki kell egyenlíteni a bázis bizonylatot (pl. túltejesítés esetében).
Partner kódja: A bázis-bizonylatban szereplő Vevő/Szállító. Bizonyos bizonylatoknál (Belső felhasználás, Raktárközi mozgás) lehet üres.

Cél bizonylat:

Típus/szám: A bizonylat amelyet generáltunk a bázis bizonylatból.

Vezérlő flag-ek (informatív jellegűek, a program állítja be őket):

Visszavonható - Amennyiben meggondoljuk magunkat, vissza lehet állítani az előző állapotot. Törölhetjük a Bizonylati hivatkozást, ebből adódóan a vevői rendelés státusza "Nyitott"-ra változik és törlődik az inverz napló-mozgás. Nem minden esetben visszavonható a DocRef. Pl. ha sztornózunk egy számlát, utána a DocRef-et már nem tudjuk törölni.
Bázis tétel kézzel lezárt - Amennyiben kézzel zártuk le a bázis tételt, akkor a kapcsoló be van kapcsolva.
Generál inverz raktári naplót - A Bizonylati hivatkozás (DocRef) generál-e inverz raktári naplót. Jelen esetben ki van pipálva, vagyis a vevői rendelés tétel mellé generál egy inverz tételt is a raktári naplóban.
Bázis tételt mindenképp lezárja - A bázist tételt mindenképp lezárja, a mennyiségektől, nyitottságtól függetenül.
Bázis tételt stornózza - Stornózza a bázis tételt.
Bázis tételt teljesíti - Nem minden bizonylat teljesíti a bázis bizonylatot. Például amikor egy szállítólevélből csinálunk egy belső felhasználást, akkor az nem teljesíti a szállítólevelet. Amennyiben számlát generálunk belőle, az már teljseíti, ilyenkor a kapcsoló be van kapcsolva.

Inverz napló

Amennyiben be van kapcsolva a "Generál Inverz raktári naplót" kapcsoló, a bizonylati hivatkozás (DocReference) generál „inverz” raktári napló tételeket. Ezáltal amennyiben javítani kell a hivatkozásokat, akkor az inverz tételek automatikusan javítódnak.
A fenti példából kiindulva, a Vevői rendelés létrehozásakor, az Előzetes erőforrás naplóba bekerül egy tétel a bizonylati mennyiséggel (negatív előjellel mivel ez egy vevői rendelés, ami a cég szemszögéből nézve egy hiányt fog kreálni).
Amikor a Rendelésből létrehozzuk a Szállítólevelet, akkor a Bizonylati hivatkozás létrehoz egy inverz mozgást a Rendeléshez az Előzetes erőforrás naplóba, valamint a szállítólevélhez kapcsolódó új tételt a Raktári naplóban.
Amikor a szállítólevélből generálunk számlát, akkor a DocRef a szállítólevélnek is létrehoz egy inverzet a raktári naplóban, és egy normál mozgást a számlának. Ha egy szállítólevél tétel csak részlegesen lett leszámlázva, akkor csak a számla tétel mennyiségével rögzítem az inverz mozgást.A vevői rendelés inverzét a szállítólevél, a szállítólevél inverzét pedig a számla generálja a DocRef-en keresztül. A számla készletet már nem mozgat, viszont a korekt, végleges adatok itt találhatóak meg mert lehet, hogy közben változtak az adatok a szállítólevélhez képest.
Azt az információt, hogy a teljes vagy csak a részleges mennyiségre kell inverz naplót létrehozni, ugyancsak a DocReference-ből kapjuk.
Az előzetes erőforrás-napló inverz mozgás dátuma mindig megegyezik az eredeti napló dátumával, hiszen a cél bizonylat „javításként” értelmezendő, az eredeti napló bejegyzés érvényét veszti.
A raktári naplóban rögzített inverz mozgás dátuma mindig a cél-bizonylat dátumának és az eredeti napló dátumának maximuma. Például ha egy szállítólevélből képzett számla dátuma későbbi, mint a szállítólevél, akkor az inverz mozgás dátuma a számla (későbbi) dátumával egyezik meg. Amennyiben az eredeti dátummal rögzítenénk a raktári naplót, akkor a visszamenőleges készlet ellenőrzés hibás készletet mutatna.

TTC-Soft Kft. 2012 – www.flexium.net