- Modulok - Könyvelés - Bank

Banki folyamatok

Alapelvek - működés

A banki mozgások tárolására 2 szintű struktúra szolgál:

• Kivonat fej (BankDoc), mely a bank kivonat összesítő adatait (nyitó, terhelés, jóváírás, záróegyenleg, kivonatszám, kivonat dátum) tárolja

• Kivonat tétel (BankLine), mely a kivonaton szereplő mozgásokat ( kivonat sorszáma, mozgás dátuma, partnerkód, illetve a mozgás összege) tárolja

• Kivonat analitika (BankHeading – bank könyvelési tétel), mely a Kivonat tétel analítikája, és egy vagy több könyvelési tételt takar. Ez lehet többes utalás, de lehet a hitelekhez tartozó mozgás könyvelése is

A bank panel bal odalán a BankLine elemei látszanak tree-be rendezve a BankCode+BorderoYear+BorderoNum szerint. Egyes kivonat(BorderoNum) kibontása után tételesen látszanak a bankkivonat elemei. (Az egyes kivonat kibontásán itt azt értjük, hogy a BankHeading csoportosítást kibontjuk) A panel BankLine objtype-ú.

BankDoc (Kivonat fej) rögzítése

Új bankkivonat felvitelekor F2-t értelmezünk az eltérő szerkezet ellenére (BankLine a parent, BankDoc a child), mivel ez tekinthető egy új dokumentumnak. A három részre bontott jobb oldali panel kivonat részén single edit módban dolgozunk és az alábbi mezők kerülnek kitöltésre

• Bank kód (ennek hatására kitöltődik a főkönyvi szám, szám elő és utótaggal képzett egyedi azonosító, kivonat év, kivonat sorszám, nyitó egyenleg – a bank kódban tárolt adatok alapján, melyek nem szerkeszthető mezők - PDF)

• kitöltendő a bankkivonat dátuma (a bankkivonat dátuma gyűjtő kivonat esetén a kivonaton szereplő végdátum. Devizás bank esetén a bankkivonat napjára árfolyamunknak kell lenni)

• a nyitó érték automatikusan kerül feltöltésre, nem szerkeszthető, mint azt korábban említettük és annak függvényében, hogy rendszer pénznemben vezetjük-e a folyószámlát, vagy más devizában kerül az OpenSum vagy az FCOpenSum mezőbe

• rögzítendő a terhelés

• jóváírás a bankszámla deviza nemében

• záróegyenleg (a záró egyenleget a manuális egyeztetés miatt kell rögzíteni. A rögzítendő összegek lehetnek minuszosak is!)

• megjegyzés – mely a be nem azonosítható tételekről szólhat (egy megjegyzés van – hosszú és az nem kerül le a tételekbe, illetve a JourDoc-ba sem)

A kivonat összefoglaló adatainak rögzítése után a rendszer ellenőrzi a záró egyenleget, annak helyessége után létrehoz egy BankDoc rekordot és egy BankLine rekordot 1-es azonosítóval, mely azt mutatja, hogy ez a BankLine-hoz kapcsolódó BankDoc. Ha helyes volt az egyenleg, akkor a Bank kódokat tartalmazó állományba (Bank) visszaírjuk az utolsó kivonat sorszámot (LastBorderoNum) és az utolsó záró összeget (LastCloseSum) a BankDoc megfelelő értékei szerint. Ezek után rögzítésre kerülhetnek a kivonaton szereplő banki mozgások tételei.

BankLine (Kivonat tétel) rögzítése

Új Kivonat tétel felvitelekor F3-t értelmezünk, ha létezik a későbbiekben részletezendő Kivonat analitika a Kivonat tételnél. Ha már van Kivonat tétel és nincs Kivonat analitika az F3 új Kivonat analitikát jelent. A három részre bontott jobb oldali panel középső tétel részén single edit módban dolgozunk és az alábbi mezők kerülnek kitöltésre

• Kivonat tételszáma (folyamatosan növekvő sorszám egyedi kulcs, de felülírható – automatikusan töltődik)

• Kivonat – mozgás dátuma (kivonat dátuma – automatikusan töltődik)

• Partnerkód

• Árfolyam (a mozgás dátuma függvényében)

• terhelés, jóváírás PDF-ként jelenik meg a BankHeading alapján

• naplóbejegyzés (DocNumDer) PDF-ként jelenik meg a BankHeading hozzáadása után

• devizanem, ellenszámla PDF-ként jelenik meg a bank kód alapján

A bank tétel közös adatainak rögzítése után a rendszer létrehoz egy BankLine rekordot 2-es azonosítóval. Ezek után rögzítésre kerülhet a kivonat tétel analitikája

BankHeading (Kivonat analitika) rögzítése

A három részre bontott jobb oldali panel tétel analitika részén dolgozunk táblázatos módban. A panelon felvitelkor látható nyomógombok új ikon, töröl ikon, és számla gomb. A számla gomb disabled, ha a BankLine -ban nem adtunk meg partnerkódot. Ha megadtunk és létezik tételsorunk aktív, akkor a számla gomb enable lesz és megnyomásának hatására megjelenik a nyitott folyószámlák beszámoló a megadott paraméter(ek) függvényében. Kiválasztás esetén kitöltődnek a számlán lévő adatokkal a kivonat mezői ( az összeg a folyószámlán lévő mezővel ellentétes terhelés jóváírás mezőben kerül), amúgy manuálisan töltődnek az alábbi mezők :

• főkönyvi szám (kötelező kitölteni – ha a BankLine-ban kitöltésre került a partnerkód, akkor automatikusan töltődik)

• referencia szám

• alapbizonylat száma

• terhelés vagy jóváírás a bankszámla pénznemében (valamelyik érték kötelező és csak terhelés vagy csak jóváírás lehet)

• projekt, profit center, költségtípus (ezekre a mezőkre azért van szükség elsődlegesen, hogy a bankköltséget, bankkamatot stb. is tudjuk projektre tenni. A kiegyenlítésnél a projektnek csak tájékoztató szerepe van, ha a számla több projektre ment és csak részfizetés történt, akkor a bevételt úgyis a projektek arányában kell felosztani)

• megjegyzés

A sorok rögzítésekor, ha bármely összeg mezőn változás történik, akkor a BankLine összeg mezői is változnak. Az egy, vagy több analitika felvitele után hozzáadjuk az analitíkát(kákat) a rendszerhez. Fontos megjegyezni, hogy pontos referencia nélkül is rögzíthető partnerre vonatkozó banki tételt. Hozzáadáskor az alábbi folyamatok játszódnak le:

• a táblázat sorai a BankHeadingbe soronként (analitika) mentésre kerülnek

• a BankLine-ba beírjuk az analitika alapján a terhelés – jóváírás összegzett értékét.

• kiszámoljuk a DebitDelta, CreditDelta illetve FCDebitDelta, FCCreditDelta értékeit. Számításkor összegezzük a BankHeading adott kivonatra vonakozó összes terhelés és jóváírás összegét és ezt kivonjuk az adott BankDoc megfelelő mezőinek értékéből. Ezt az értéket vissza írjuk a BankDoc-ba.

• létrehozzuk a könyvelési naplót (JourDoc) az alábbiak szerint:

  • BaseObjType – BankHeadig

  • BaseDocNumDer – DocNumDer

  • az összes dátum a BankLine-ban megadott kivonat – mozgás dátuma

• létrehozzuk a könyvelési napló sorokat (JourDocLine) a BankHeading alapján soronként két tétellel

  • első sor Főkönyvi szám (AcctCode) = AcctCode, Ellenszámla (ContraAcct) = ContraAcct, terhelés – jóváírás = terhelés – jóváírás

  • második sor Főkönyvi szám (AcctCode) = ContraAcct, Ellenszámla (ContraAcct) = AcctCode, terhelés – jóváírás = jóváírás – terhelés

• a BankLine-ba visszaírjuk a JourDoc.DocNumDer-jét

A rögzítés folytatódik, míg a kivonaton lévő összes tétel el nem fogy. Helyes rögzítés esetén a bankkivonat fejben az adott bankkivonatra nem találunk eltérést.

Bank kivonat tételeinek módosítása

A bankkivonat tételein alap esetben csak a BankDoc-on lévő megjegyzést és BankHeadingen lévő megjegyzést, profit centert, projekt kódot és a költségtípust változtathatjuk. Ilyenkor a megfelelő BankHeading sorait aktualizáljuk, illetve a módosítás függvényében a JourDoc-ban és a JourDocLine-ban is aktualizáljuk a mezőket.

Speciális kiegészítés esetén a módosítás esetei:

• BankDoc-ban rontott dátum

  • a BankDoc-ban módosítjuk a dátumot

• BankLine-ban rontott dátum

  • a BankLine-ban módosítjuk a dátumot és a meglévő naplóbejegyzés alapján a JourDoc-ban és a JourDocLine-ben is ugyanezt tesszük

• BankLine-ban rontott partner kód

  • módosítást nem engedélyezünk, analitika ( BankHeading ) nehezen kezelhető lenne → storno

• BankLine-ban rontott árfolyam

  • a BankHeading tételeinél újra számoljuk a forint értékékeket visszaírjuk azokat

  • a BankLine-ba beírjuk az analitika alapján a terhelés – jóváírás összegzett értékét.

  • kiszámoljuk a DebitDelta, CreditDelta, illetve FCDebitDelta, FCCreditDelta értékeit. Számításkor összegezzük a BankHeading adott kivonatra vonatkozó terhelések, jóváírások összegét és ezt kivonjuk az adott BankDoc megfelelő mezőinek értékéből. Ezt az értéket vissza írjuk a BankDoc-ba.

  • a JourDoc-ban (JourDoc.Debit, JourDoc.Credit) és a JourDocLine-ben (JourDoc_L.Debit, JourDoc_LCredit is végig vezetjük az érték változásokat a naplóbejegyzés hivatkozás alapján

• BankHeading-ben összegeken kívüli bármi változás

  • a megfelelő BankHeading sorokat aktualizáljuk, illetve aktualiáljuk a JourDocLine-okat is

• BankHeading-ben összeg változás

  • hasonlóan járunk el, mint árfolyam változáskor

  • a táblázat sorai a BankHeadingbe soronként (analitika) mentésre kerülnek

  • a BankLine-ba beírjuk az analitika alapján a terhelés – jóváírás összegzett értékét.

  • kiszámoljuk a DebitDelta, CreditDelta illetve FCDebitDelta, FCCreditDelta értékeit. Számításkor összegezzük a BankHeading adott kivonatra vonatkozó terhelések, jóváírások összegét és ezt kivonjuk az adott BankDoc megfelelő mezőinek értékéből. Ezt az értéket vissza írjuk a BankDoc-ba.

  • a JourDoc-ban (JourDoc.Debit, JourDoc.Credit) és a JourDocLine-ben (JourDoc_L.Debit, JourDoc_LCredit is végig vezetjük az érték változásokat a naplóbejegyzés hivatkozás alapján

Bank kivonat tételeinek törlése

Speciális kiegészítés esetén törölhető a tétel, illetve ezáltal törlődik a hozzátartozó JourDoc is. Megfontolandó azonban az, hogy engedélyezzük-e ezt, mivel a JourDoc-ban nem lesz folyamatos a sorszámozás. Ennek lehetőségét azonban szerintem kreatív könyvelést folytató cégeknél biztosítani kell

Bank kivonat tétel storno

Storno hatására, kipipálásra kerül a nem szerkeszthető storno box és a JourDoc is storno fázisba kerül. A már korábban ismertettek szerint újra számoljuk a BankDoc-on lévő Delta mezőket. Speciális kiegészítés esetén a storno feloldható.

Speciális funkciók

• Egyenleges kivonatok: A beszámoló megmutatja azt, hogy mely kivonatokon van terhelés – jóváírás eltérés a bank kivonat fejen, illetve a tételen rögzített összegek tekintetében. (BankDoc azon tételei, ahol DebitDelta, CreditDelta, illetve FCDebitDelta, FCCreditDelta nem nulla)

• Bank főkönyviszám egyenlegének egyeztetése: A beszámoló megmutatja adott bank utolsó bankkivonatának egyenlegét, illetve a JourDocLine-ból összegzi a bank főkönyvi számának egyenlegét és megmutatja az eltéréseket.

• Nyitó-záró egyenlegek folytonossága, dátum ellenőrzése: A beszámoló az egymást követő bankoknál ellenőrzi a nyitó-záró egyenlegek egyezőségét, illetve azt, hogy a következő kivonat dátuma nagyobb vagy egyenlő-e, mint az előzőé. Speciális kiegészítésnél lehetősége van a nyitó-záró egyenlegek újra számoltatására. Az újra számoltatás alapértelmezetten éven belüli BorderoNum alapján történik, de speciális esetben KeepDate alapján is történhet. Ilyenkor sok-sok figyelmeztetés! Az újra számoltatás pontos leírása a pénztár specifikációban kerül leírásra, mivel a probléma ott hatványozottabban jelentkezik.

Egyéb megjegyzések

Nincs helyben árfolyam különbözet számítás, erre külön funkciót használunk!
Nincs helyben kerekítés, erre külön funkciót használunk, ahol paraméter alapján megadhatók a maximális eltérések.
Nincs összepontozás, az összepontozás (a felszínen )alapbizonylat szám alapján mindig csak logikailag történik meg az egyéb összevezetéseket könyvelési naplóval oldjuk meg.

Távlatok – nyitott területek

Az eladási árfolyam számítási módjának meghatározása (paraméter) és az alapján az árfolyam számítása terhelés jellegű deviza mozgásoknál
Bankkivonat tételen beüli különböző gyors navigálás rendszerpénzbeni, illetve devizás banknál.
Homebanking – a bank kód tábla kiegészítése egy child-al, mely a küldendő, illetve fogadandó elektronikus banki adatokat ez alapján fogadni tudja.

TTC-Soft Kft. 2012 – www.flexium.net